Gerencie um projeto com sua equipe usando nossa planilha 5W2H: prazos, tarefas, responsabilidades e muito mais, para planejar e controlar agilmente

Em um ambiente de negócios cada vez mais ágil, em que as mudanças de cenários e a necessidade de inovação batem à porta constantemente, é preciso ter um plano de ação rápido para reagir a tempo e pôr em prática seus projetos sem perda de tempo.

E a planilha 5W2H é uma ferramenta de gestão de projetos que responde exatamente a todas essas necessidades, porque é fácil de interpretar e usar, de integrar os membros e de gerenciar a equipe, além de auxiliar em todas as fases do projeto: do planejamento, acompanhamento e controle até os relatórios das entregas e as reuniões de lições aprendidas.

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Se você quer tornar o planejamento de um projeto ainda mais rápido, que tal contar com uma planilha 5W2H prontinha para usar, formatada em Excel e com abas extras para cada integrante do grupo conduzir de forma mais detalhada todas as tarefas designadas a ele?

Gostou da ideia? Então, depois de ler nossas explicações de como usar adequadamente a ferramenta 5W2H, baixe sua planilha 5W2H e comece a usar imediatamente!

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Planilha 5W2H

Defina seu plano de ação com a Planilha 5W2H

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Como usar a planilha 5W2H em seus projetos

Antes de falarmos de cada uma das 7 perguntas da tabela, vamos entender a origem deste acrônimo 5W2H. O 5W se refere a 5 perguntas em inglês que começam com essa letra, assim como 2H, que corresponde a 2 perguntas com essa inicial, veja:

  1. What = O quê?
  2. Why = Por quê?
  3. Who = Quem?
  4. Where = Onde?
  5. When = Quando?
  6. How = Como?
  7. How Much = Quanto?

Entendendo cada pergunta da planilha 5W2H:

1- O quê?

O que deve ser feito? Se existe um projeto, é porque algum problema precisa ser resolvido ou alguma melhoria será implementada. Detalhe tamanhos, necessidades, capacidades e outros pormenores das entregas que precisam ser feitas para que não haja dúvidas entre os participantes do que devem fazer.

2- Por quê?

Existe um motivo para o projeto ser desenvolvido. Por que vamos nos envolver com ele? Já sabemos as especificações, mas por que algo precisa ser tão grande (ou pequeno)? Sem saber a razão de ser do que está fazendo, as pessoas podem se desviar do rumo.

Por exemplo: se é preciso construir uma instalação com o objetivo de diminuir custos, é provável que os integrantes procurem formas alternativas e mais baratas para supri-la de energia. Se esse objetivo não estiver claro, podem optar por qualquer forma de alimentação de energia.

Planilha 5W2H

Determine quem vai fazer o que em seu projeto

3- Quem?

É preciso listar cada integrante da equipe como um todo e, para cada tarefa específica, determinar os responsáveis. Além disso, se participantes externos, como advogados, consultores, inspetores, fornecedores e mesmo clientes estiverem envolvidos, é preciso indicar essas pessoas e o que vão fazer.

4- Onde?

Onde as coisas vão acontecer? É importante ficar claro onde ocorrerão as mudanças ou melhorias. Depois disso, onde cada integrante da equipe está alocado, assim como onde as pessoas devem se reunir para trocar ideias. Indique também outros locais em que podem ser usados recursos específicos, como laboratórios, bancos de dados, arquivos etc.

5- Quando?

Além de um cronograma geral do projeto, para usar sua planilha 5W2H adequadamente, assinale em cada tarefa a data de entrega esperada.

Planilha 5W2H

Um cronograma claro é fundamental em seu plano de ação

6- Como?

Como faremos? Quais as metodologias? Com um projeto complexo em mãos, é importante definir quais as metodologias, unidades de medida, nomenclaturas, softwares, frameworks e ferramentas serão usadas.

É preciso padronizar a informação e evitar que cada um “fale uma língua”, criando problemas na hora de se comunicarem ou de consolidar as etapas do projeto.

Erros e discrepância de metodologia ou critérios de análise são mais comuns do que se imagina e podem causar sérias dificuldades na fase final de seu projeto, quando o tempo está curto e as medidas corretivas podem ser difíceis de implementar.

Tomando essas providências, será fácil evitar erros de comunicação na empresa.

Saiba mais sobre como aprimorar a comunicação no artigo: Comunicação interna e endomarketing: mantenha equipes bem informadas.

7- Quanto?

Quanto vai custar? É evidente que no início nem sempre se sabe exatamente quanto será gasto, mas, além de fazer estimativas, o ideal é que ocorra uma prestação de contas ao longo do projeto, evitando assim custos excessivos e até o oposto: economizar em pontos fundamentais que poderiam ser melhorados com ajuda de recursos financeiros que acabaram “sobrando”.

Níveis de aprofundamento das respostas da ferramenta 5W2H

Recomendamos que as respostas às perguntas da planilha 5W2H sejam feitas em 3 níveis:

  1. Nível geral do projeto – responder às perguntas em relação ao projeto como um todo, para que os participantes possam ter as diretrizes gerais do que se está procurando alcançar e como podem contribuir para isso. É importante não detalhar demais essa parte!
  2. Nível de tarefa – é a forma mais comum de usar as 7 perguntas, identificando o que cada um deverá fazer, quando, como etc., em relação a cada tarefa do projeto.
  3. Nível de tarefa por participante – função opcional que cada participante poderá usar caso sua tarefa seja mais complexa, isto é, tenha a necessidade de envolver outros profissionais ou de ser destrinchada em muitas fases. Por exemplo: se foi pedido para um dos participantes contratar cinco vendedores, ele pode detalhar cada fase do recrutamento: Etapa 01 – pesquisar currículos / Etapa 02 – triagem de candidatos e contatos / Etapa 03 – enviar testes aos candidatos / Etapa 04 – correção de testes / Etapa 05 – agendar entrevistas / Etapa 06 – Dar retornos positivos e negativos / Etapa 07 – iniciar processo de contratação.

Você deve ter notado que a planilha 5W2H é uma ferramenta bastante ágil e intuitiva. Mas existem diversas outras metodologias que podem ajudar você, como a famosa técnica de Pomodoro ou a matriz de Eisenhower, entre outras. Confira algumas nesta postagem: Como aumentar minha produtividade: 3 segredos de eficiência