Você sabe o que é reunião one-on-one? Elas são uma prática usual em sua empresa?

Muitas pessoas se sentem bastante desconfortáveis com reuniões one-on-one. Sejam líderes ou subordinados, ambos costumam sentir uma certa tensão antes dessas conversas individuas.

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Você se encontra entre eles?

Independentemente de sua resposta, vale a pena entender melhor o que são as reuniões one-on-one, ver dicas de como realizá-as e quais são as sua vantagens.

Assim, na próxima oportunidade, tudo poderá fluir muito mais tranquilamente durante esse importante processo de RH.

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O que são reuniões one-on-one, afinal?

One-on-one, do inlgês, significa algo como “uma para um”.

Isto é: ao contrário de uma reunião de um para muitos, em que o líder fala com a equipe, na reunião one-on-one apenas o líder e um liderado conversam, de forma privada.

Podemos definir as reuniões one-on-one da seguinte forma:

Uma reuniões one-on-one é um encontro entre líder e liderado, em ambiente privado, com o objetivo de alinhar expectativas sobre o trabalho de ambos, colher feedbacks, traçar planos de evolução de carreira para o subordinado e tratar de outros assuntos do interesse de ambos. Essa reunião deve ter uma periodicidade definida (semanal, quinzenal ou mensal) e duração curta, de aproximadamente meia hora.

Mas porque realizar esse tipo de reunião? Qual a vantagem desse formato que fazem essa reunião tão produtiva? É isso que vamos avaliar a seguir.

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6 vantagens de uma reunião one on one

1. Troca de ideias mais sincera

Ao conversar diretamente com o subordinado, olho no olho e sem interferência de terceiros, a troca de informações é mais rica, sincera e profunda.

2. Os colaboradores se sentem realmente ouvidos

Simplesmente participar de reuniões com toda a equipe, ou mesmo em pequenos grupos, não basta.

O colaborador se sente realmente ouvido ao falar diretamente com seu líder, que está abrindo um espaço em sua agenda exclusivamente para falar com ele e ouvir o que tem a dizer.

3. Gera mais engajamento

Ao perceber que sua opinião tem peso e que seu superior imediato se dá ao trabalho de fazer essas reuniões periodicamente, o colaborador sente-de mais motivado e tende a se engajar mais nos projetos da empresa.

4. Auxilia no desenvolvimento profissional do colaborador

Um bom líder deve reservar boa parte da conversa para orientar o colaborador a saber como evoluir em sua carreira profissional e também em sua vida pessoal (sem invadir sua privacidade).

5. O líder recebe importantes feedbacks

Essa proximidade proporciona que o líder receba feedbacks mais densos sobre sua atuação e sobre o que os colaboradores esperam dele e da empresa.

6. A relação com a equipe se torna mais próxima

Conversar periodicamente de forma individual com cada membro da equipe levará a uma maior proximidade do líder com seus liderados.

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O objetivo principal das reuniões one on one não é necessariamente dar um feedback ao colaborador, mas isso pode estar na pauta da reunião.

Por isso, vale a pena assistir a este vídeo da Siteware:

Leia mais: Você sabe como fazer feedback? Aprenda com 10 dicas práticas

Como preparar uma reunião one-on-one em 8 passos

1. Defina a pauta

Nada pior que uma reunião em que não se sabe exatamente sobre o que vai se falar. Definir a pauta antecipadamente vai ajudar muito que ela transcorra leve e tranquila.

2. Informe o colaborador sobre a pauta

Não se esqueça de que a reunião não precisa ser uma surpresa para o colaborador, isso só o deixaria mais ansioso.

Envie um e-mail adiantando os assuntos que serão tratados e pedindo sugestões dele sobre outros temas.

3. Defina um tempo de duração

Normalmente as reuniões one-to-one duram cerca de meia hora, mas formalize esse tempo com o colaborador.

4. Ouça o colaborador

É muito importante mais ouvir do que falar. O colaborador é o centro da reunião e precisa sentir que não está ali para ouvir críticas (mesmo que construtivas).

O diálogo deve ser de igual para igual, com o devido respeito à hierarquias, claro.

5. Reserve os 5 minutos finais para conclusões

De nada adianta fazer a reunião de alinhamento sem chegar a um comum acordo sobre o que vai bem, o que precisa ser melhorado e como andam os projetos em que o colaborador está envolvido.

6. Planejem juntos como desenvolver a carreira do colaborador

Agora, monte um plano de ação de melhorias para o colaborador evoluir em sua carreira e conseguir atingir seus objetivos pessoais e profissionais.

Você sabe como criar um plano de ação? Então, dê uma olhada neste vídeo do SEBRAE sobre planos de ação e adapte suas diretrizes para um plano de ação com o objetivo de desenvolver a carreira do colaborador.

7. Marque a próxima reunião

Não deixe de já agendar quando será a próxima reunião para que o compromisso entre ambos fique ainda mais sólido.

8. Documente o que foi acertado

É fundamental criar uma pauta resumida reunião, principalmente com os pontos do plano de ação. Assim, em caso de dúvida, sempre se poderá saber o que ficou realmente combinado.

Uma maneira fácil e prática de organizar e documentar todas as reuniões one-on-one de um líder e usando um quadro do Trello como este:

reunião one-on-one

Esse programa é gratuito e você pode usar este template pronto: Template reunião one-on-one

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