Já pensou a equipe de vendas de uma empresa se esforçar ao máximo para fazer um venda difícil de determinado produto e, depois de finalmente conseguir isso, descobrir que não tem como entregar o pedido?

Por quê?

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Simplesmente porque o departamento de compras não estava atento e não repôs o estoque.

Quer evitar que isso aconteça em sua empresa? Então é preciso saber como fazer o follow-up de compras.

Não sabe o que é follow-up de compras?

Neste post você vai entender melhor o que é follow-up de compras e como fazê-lo, seguindo 7 passos simples e objetivos.

Por falar em follow-up, você sabe como fazer follow-up de compras? Aproveite e confira essa prática nesta apresentação de slides criada pela equipe do Agendor:

Leia também:  Funil de compra: guia prático para aplicar em sua empresa

O que é follow-up de compra?

É muito fácil entender o que é follow-up de compra, veja esta definição:

“Follow-up de compra é um conjunto de práticas e técnicas que visam garantir que os estoques da empresa estão devidamente supridos pela área de compras. Assim, a empresa poderá atender seus clientes com tranquilidade, sem perder vendas, e também manter sua infraestrutura funcionando”

O follow-up de compras é importante tanto para a área de vendas como para outras. Afinal, sem material de escritório e informática, itens de manutenção de máquinas e equipamentos, entre outros, a empresa não consegue funcionar.

Agora que você já sabe o que é, veja, na prática, como fazer um follow-up de compras que atenda às necessidades de sua empresa.

Como fazer follow-up de compras passo a passo

1. Selecione adequadamente seus fornecedores

É melhor prevenir do que remediar, já diz a sabedoria popular.

Por isso, o primeiro passo para fazer o follow-up de compras começa com um bom processo de seleção e gestão de fornecedores.

É preciso verificar não apenas a qualidade dos produtos, mas também:

  • a infraestrutura da empresa;
  • sua capacidade de produção e de entrega;
  • prontidão para o atendimento ao cliente (sua empresa!);
  • assistência técnica e pós-vendas;
  • seu bom nome na praça;
  • alvarás e licenças de funcionamento;
  • certificações;
  • se está em dia com as obrigações trabalhistas;
  • regularidade de seu CNPJ e se está enquadrada na atividade que realiza.

Além de outros pontos legais que, se não estiverem em dia, podem prejudicar a sua empresa.

2. Faça uma visita

Em um ambiente de negócios onde a transformação digital permite fazer tudo online e em tempo real, pode parecer estranho visitar fornecedores.

No entanto, essa é uma medida importante. Principalmente quando se tratam de produtos em que a qualidade do processo produtivo precisa ser atestada.

Medicamentos, equipamentos de precisão, produtos alimentícios e de higiene são apenas alguns dos exemplos.

Mas, sempre que possível, o ideal é visitar pessoalmente todos os seus fornecedores ao menos durante o processo de seleção.

3. Fique de olho nos indicadores de estoque

Para evitar a falta de produtos, mercadorias e até matérias-primas, é muito importante que os responsáveis pelo follow-up de compras fiquem de olho nos níveis de estoque.

Mas descobrir que os estoques estão baixos pode ser tarde demais. Por isso, ficar atento a outros indicadores de estoque é muito importante.

Assim, é possível tomar medidas preventivas antes que os estoques fiquem baixos demais.

Vejas quais são os principais indicadores de estoque:

  1. Giro de estoque
  2. Ruptura de estoque
  3. Perdas de estoque
  4. Taxa de retorno ao estoque
  5. Tempo de reposição

Você sabe como fazer gestão de indicadores? Independente da área de empresa em que são usados, é muito importante saber fazer a gestão  dos indicadores. Por isso, confira este vídeo da Siteware:

Leia também: 5 dicas para definir os indicadores de performance ideais para o seu negócio

4. Mantenha contato com seus fornecedores

Depois que um fornecedor se torna “da casa”, os anos vão passando e a empresa nem percebe que já nem os conhece mais de forma significativa. Simplesmente renova pedidos automaticamente, dependendo do item que se está adquirindo.

Esse é um erro grave. Manter contato com seus fornecedores, dar um telefonema, fazer algumas perguntas sobre como vão os negócios e, eventualmente, até uma visita, é uma prática que faz parte do bom follow-up de compras.

5. Comunique-se com a sua área de vendas

Estar preparado para atender as demandas da área de vendas é um dos grandes desafios do follow-up de compras.

Por isso, é fundamental conhecer a sazonalidade do negócio para abastecer a empresa em datas especiais. Além disso, estar a par do lançamento de novos produtos, promoções, ações de vendas e campanhas de marketing.

Assim, quem é responsável pelo follow-up de compras nunca será surpreendido por uma demanda inesperada. Deve-se evitar ter que correr atrás dos produtos e outros insumos que a área de vendas necessita: é preciso estar sempre em contato e trabalhar em parceria!

Ter acesso ao CRM, por exemplo, pode ajudar quem faz o follow-up de compras a prever demandas futuras de mercadorias.

6. Automatize os processos

Ferramentas de gestão de processos são excelentes aliados do follow-up de compras. Um sistema ERP pode fazer a diferença na hora de definir o tamanho de pedidos e a hora certa de fazer determinadas encomendas.

Por isso, informatizar a empresa e automatizar os processos é fundamental para o follow-up de compras.

7. Faça uma reavaliação anual de seus fornecedores

Manter seus fornecedores sempre alertas para o fato de que não são insubstituíveis é uma maneira de fazê-los manter a qualidade.

Assim, deixe claro que passarão por uma avaliação anual de sua performance.

Eventualmente, faça concorrências anuais, de forma que novos fornecedores apresentem propostas. Essa concorrência saudável levará a uma aumento do nível de atendimento.

Leia também: Decisor de compra: o foco das vendas B2B

Manter estoques sempre em dia também é uma forma de atender bem seus clientes. Afinal, nunca faltarão os produtos que eles desejam.

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