Analise com cuidado e saiba como cobrar um cliente por e-mail de forma elegante e efetiva

Saber como cobrar um cliente por e-mail sempre é algo que aflige a qualquer vendedor. Principalmente se for um bom cliente.

Com a atual crise econômica, inadimplência e atrasos de pagamentos têm se tornado cada vez mais constantes.

Segundo dados do Banco Bradesco, divulgados em fevereiro de 2017, as micro, médias e pequenas empresas têm um índice de inadimplência em relação ao banco de 8,62%, isto é, quase uma em cada 10 dessas empresas deve para o banco.

Portanto, uma situação semelhante está acontecendo com diversas outras empresas no mercado, que também estão enfrentando um aumento dessas ocorrências com seus clientes corporativos.

Para diminuir os custos de cobrança, algumas medidas têm sido tomadas, como cobrar clientes por e-mail.

No entanto, esta prática deve ser cercada de todo cuidado para se evitar cometer deslizes. Veja, a seguir, como cobrar um cliente por e-mail da forma correta.

como cobrar um cliente por e mail

Reportagem do G1 mostra que a inadimplência empresarial chegou as quase 12%, no ano passado

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6 Dicas de como cobrar um cliente por e-mail

Como em toda questão que envolve as empresas com que você comercializa seus produtos e serviços, a gestão do relacionamento com o cliente é fundamental.

Conhecer profundamente seus clientes pode ajudá-lo a tomar a melhor decisão em uma situação como esta.

Ter informações sobre quem é o tomador de decisão, ou saber, por exemplo, se você deve falar diretamente com o dono, com o comprador, ou com o financeiro, já pode facilitar muito a maneira de como cobrar um cliente por e-mail.

Além disso, estar bem informado sobre a administração financeira da empresa, pode auxiliar também a prever se a inadimplência vai acontecer, fazendo com que o vendedor se antecipe a ela e possa até sugerir durante as negociações de venda uma forma facilitada de pagamento ou pedir garantias mais seguras para a empresa.

Veja as dicas e perceba com estar bem informado sobre seus clientes sempre é a melhor prática.

1- Será que é o vendedor quem deve enviar o e-mail?

Isso varia muito de empresa para empresa e do relacionamento do vendedor com o cliente e seu comprador.

Mas algumas organizações preferem não envolver o vendedor ou o gerente da conta em questões de cobrança, mantendo essa negociação restrita aos departamentos financeiros das duas empresas.

2- O vendedor deve ligar antes de enviar o e-mail?

Outra situação constrangedora. Ligar sempre será mais pessoal e pode ser muita desagradável falar com o cliente sobre isso.

Por outro lado, às vezes ocorreu apenas uma confusão na empresa, ou um boleto se perdeu, e seu cliente pode ficar chateado por você não ter ligado.

Mais uma vez é uma questão que só a experiência do vendedor poderá resolver, mas, em geral, é melhor enviar diretamente um e-mail impessoal e formal, como se fosse algo automático gerado pela sua empresa sempre que um pagamento atrasa.

3- Aspectos legais

Outro cuidado muito importante é o caráter oficial que enviar um e-mail de cobrança significa. Por isso, é fundamental conferir todos os dados, siga este check-list:

  • Confira todos os dados da empresa
  • Tenha certeza absoluta que a conta realmente não foi paga
  • Seja formal e educado
  • Não faça ameaças, apenas avise que “em nossos registros não consta o pagamento”
  • Confira o valor a ser cobrado, para evitar ser punido por cobrança indevida
  • Inclua no final: “caso o pagamento já tenho sido efetuado, favor desconsiderar este comunicado”

O ideal é pedir ao departamento jurídico de sua empresa que faça um modelo do teor desse tipo de comunicado, assim não haverá como cobrar um cliente por e-mail e cometer algum deslize jurídico.

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Confira todas as informações antes de enviar o e-mail

4- Analise o poder de barganha

Qual o poder deste cliente em relação ao seu negócio? Quem depende mais de quem? Esta não é uma conta mesquinha, nem se trata de deixar de ajudar seu cliente na hora em que ele mais precisa. É exatamente o contrário.

Vendedores com experiência, principalmente aqueles que vendem para empresas de varejo, sabem que não há como cobrar um cliente por e-mail se ele for um distribuidor com muita força no mercado.

Imagine você comprometer seu relacionamento com uma grande rede se supermercados, às vezes, por causa de um boleto que se extraviou.

Por isso, muito cuidado ao cobrar seus clientes por e-mail.

Em alguns casos, esperar dois ou três dias antes de se manifestar pode ser uma boa ideia em função de um relacionamento antigo.

5- Regras de sua empresa

Algumas empresas definem as chamadas regras de negócios, criadas para simplificar processos e evitar perda de tempo na hora de tomar decisões como esta.

E isso tem muito a ver com o que foi dito acima, sobre poder de barganha.

Imagine uma distribuidora de bebidas de porte nacional, que conta com refrigerantes, sucos e cervejas em seu portfólio de produtos, se toda vez que um dos 500 mil bares que ela atende atrasar um pagamento, tiver que parar para pensar como cobrar o cliente por e-mail.

Simplesmente determinados perfis de clientes e valores de fatura vão direto para a cobrança do banco, se vencerem.

Outros clientes e outros valores devem ser analisados, ou pelo vendedor ou pelo financeiro, e assim por diante.

6- Cobrança profissional

Depois que o e-mail é enviado, é importante tentar contato por telefone, caso a situação não seja resolvida. O acordo sempre é a melhor solução, mas é necessário medir se o esforço de cobrança vale a pena, ou se será melhor para a empresa passar essa atividade para um escritório especializados nesse tipo de atuação jurídica, diminuindo custos internos que talvez não valham a pena arcar.

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Cobrar clientes nunca é uma tarefa fácil: às vezes é indicado ligar antes de enviar o e-mail

Agora que você já sabe como cobrar um cliente por e-mail, que tal ver dicas para vender por e-mail? Confira: Como escrever um e-mail de vendas matador