De planilhas compartilhadas online, passando por apps de gerenciamento de equipes até CRM freemium, confira diversas opções de ferramentas e aplicativos de produtividade!
Usar apps para produtividade em seu negócio é praticamente a obrigação de qualquer empresário, empreendedor ou gestor de equipes, seja na área de vendas ou qualquer outra na empresa.
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E isso não significa fazer um investimento enorme em aplicativos de produtividade. Pelo contrário: com as facilidades disponibilizadas pela computação em nuvem, empresas SaaS e com a internet cada vez mais rápida, melhorar a gestão do desempenho nas organizações e motivar equipes com ajuda de apps pode ser algo feito conforme a capacidade de investimento de cada negócio.
Desde aplicativos em versão Freemium (grátis, com menos funcionalidade) até caríssimos softwares de ERP estão à disposição no mercado, cada um atendendo a um nicho específico.
Nesta postagem, apresentaremos algumas sugestões de aplicativos de produtividade no trabalho. Veja qual deles é o mais adequado para a realidade de sua empresa.
Veja também: Como usar a automatização de tarefas e turbinar seu negócio
Sempre haverá um aplicativo de produtividade ideal para seu negócio
E se você quer conhecer outros segredos de produtividade para equipes comerciais, baixe nosso e-book: Guia: como ser mais produtivo e eficiente nas vendas
O que você vai conferir:
18 aplicativos de produtividade que vão otimizar sua empresa
Mesmo sendo um daqueles profissionais que preferem lápis e papel, é importante que você abra os horizontes para conhecer novas opções de gerenciamento de equipes e tarefas.
Ao contrário do que muitos pensam, esses aplicativos de produtividade são extremamente intuitivos e fáceis de se trabalhar, permitindo que você se adapte a eles com muita rapidez.
Para se ter uma ideia, até o consagrado método Pomodoro tem diversas versões na forma de apps de produtividade.
Veja, a seguir, nossas sugestões de ferramentas de produtividade para sua empresa.
Se você já é bom sem eles, imagine usando aplicativos de produtividade!
1. Google Sheets e Google Docs (planilhas e outros documentos na nuvem)
Planilhas para gerenciamento de custos, fluxo de caixa, cadastro de clientes e até acompanhar KPIs de desempenho de vendedores são amplamente usadas em organizações dos mais diversos portes.
A vantagem de se usar esse tipo de documentos, como o Google Sheets e o Google Docs, é que além de serem gratuitos, estão disponíveis na nuvem para edição colaborativa (em tempo real) aumentando em muito o trabalho em equipe e a produtividade na empresa.
- Os aplicativos do Google Sheets e Google Docs estão disponíveis tanto para Android quanto para iOS.
Aqui no Agendor, costumamos disponibilizar templates de planilhas para você usar, aproveite:
- Planilha de produtividade pronta: acompanhe seus resultados
- Planilha de comissão de vendas: qual seu plano?
Quer ter acesso a um guia completo para medir os indicadores de desempenho de sua equipe de vendas? Então baixe agora nosso ebook KPI: indicadores de desempenho, criado em parceria com a Solides.
2. Google Agenda (agenda compartilhada)
Com uma conta no Google ou usando o Outlook Agenda é possível gerenciar os compromissos da equipe, agendar reuniões e outras atividades, além de saber onde achar as pessoas, se necessário.
Agendas compartilhadas como essas facilitam muito o dia a dia das equipes, sem que seja preciso perguntar pessoalmente se aquela pessoa ou cliente estão disponíveis para um compromisso. Basta lançar a atividade nos calendários e aguardar as confirmações ou, se for o caso, agendar uma nova data.
Além do Google Agenda e do Outlook Calendar, você também pode tentar outros apps, dependendo dos aparelhos e e-mails que usa:
Aplicativos de agenda deixam a equipe com seus compromissos integrados
3. Trello (gerenciamento de projetos)
Trello é um aplicativo de produtividade, gerenciamento de projetos e de equipes que tem se destacado por sua facilidade de uso, versatilidade de aplicações e intuitividade.
O segredo do Trello está em dividir projetos em quadros, nos quais você cadastra os membros da equipe envolvida. Cada quadro é dividido em listas e cada lista em cartões, com tarefas. Cada quadro pode ter diferentes equipes, com os membros que você quiser. E os integrantes de uma equipe podem participar de diferentes quadros, sem que necessariamente os demais também estejam nesse mesmo quadro específico.
É possível também acrescentar checklists, datas de entrega, anexar fotos, links e outros documentos, além de usar uma série de integrações prontas com outros aplicativos de produtividade para escritório, permitindo com isso um uso bastante complexo e criativo de suas funcionalidades.
Outra vantagem bacana do Trello é que sua versão mais simples é gratuita!
4. Todoist (aplicativo de produtividade baseado em lista)
Listas e checklists são métodos bastante eficientes de organizar tarefas e conseguir mais produtividade no trabalho e no gerenciamento de equipes.
Isso porque sentimos uma enorme satisfação psicológica quando damos um “check” em uma lista ou riscamos o título da tarefa que acabamos de completar. Uma lista nos ajuda a ter uma noção das tarefas do dia e como dividir o trabalho em blocos.
Além de tudo, em sua maioria são aplicativos de produtividade em nuvem, com acesso remoto pelos mais diversos dispositivos e permitindo colaboração.
Seguindo essa linha de raciocínio, o Todoist oferece excelentes opções de customização, como subtarefas, subdivisão de projetos, notificações e lembretes, definição de prioridades e muito mais. É um dos melhores aplicativos de produtividade que permite criar suas listas de tarefas e até compartilhar com outras pessoas.
5. Focus To-Do (método Pomodoro)
Como mencionamos acima, o método Pomodoro é um dos mais consagrados para se tornar produtivo. De forma simples, trata-se de técnica com base científica com o propósito de ajudar você a focar nas tarefas durante 25 minutos sem interrupções e com 5 minutos de intervalo.
É uma técnica de produtividade eficiente porque combate as distrações, ajuda a se concentrar em uma única tarefa, cria um padrão para sua motivação e trabalha com a ideia de ganhar recompensas (os intervalos de descanso).
O Método Pomodoro funciona da seguinte maneira:
- Faça uma lista de tarefas e use um cronômetro;
- Ajuste o tempo para vinte e cinco minutos e foque em apenas uma única tarefa até o cronômetro zerar;
- Quando a sessão terminar, marque a tarefa como completa;
- Tire cinco minutos de intervalo;
- Depois de 4 repetições do método, tire um descanso maior de cerca de 15 a 30 minutos.
O aplicativo Focus To-Do é um dos melhores para aplicar o método Pomodoro, com uma interface simples e suas principais funções gratuitas.
Outro ponto interessante do Focus To-Do é que apresenta funções extras que você encontra em outros aplicativos de produtividade no trabalho desta lista. Por exemplo, você pode bloquear outros apps que tirem a sua concentração e também criar uma lista de tarefas do seu dia a dia.
6. Evernote (fazer anotações)
Durante a rotina do seu dia a dia, é normal precisar fazer diversas anotações de seus projetos e atividades para organizar mais tarde. Ter um app para juntar todas essas informações vai te poupar bastante tempo e evitar que você se perca ou esqueça de algo importante.
Com o Evernote, um dos aplicativos de produtividade para Android e iOS mais populares desta lista, você consegue fazer anotações e muito mais. Salve documentos, imagens, PDFs, gave arquivos de áudio e muito mais.
7. FocusList (gestão de tempo)
Para ser produtivo, é essencial saber como fazer uma boa gestão de tempo. Logo, você também precisa entender como está gastando esse seu tempo nas tarefas diárias para te ajudar a se concentrar.
O aplicativo FocusList possibilita listar todas suas atividades do dia e registrar o tempo gasto em cada uma delas, marcando o início e fim. Aliás, o método Pomodoro também faz parte das funções dentro do app.
Uma dica extra é utilizar o FocusList junto do seu smartwatch, pois assim você evita distrações, como notificações que não estão relacionadas ao trabalho ou estudo.
- FocusList está disponível para iOS.
8. IFTTT (automação de apps)
Vivemos dias em que você automatiza processos e tarefas ou você fica para trás no mercado. Por isso, o aplicativo IFTTT foi desenvolvido com a ideia de permitir outros apps trabalharem de forma autônoma.
Entre as opções, é possível salvar cópias de imagens e documentos automaticamente, repostar fotos ou vídeos entre redes sociais, transferir seus arquivos para um serviço de armazenamento na nuvem, entre inúmeras outras integrações.
9. LastPass (gestão de senhas)
Gerenciar suas próprias senhas é uma tarefa que consome muito tempo no dia a dia. Tempo que você poderia estar produzindo coisas mais importantes!
Essa dificuldade fica ainda mais evidente quando é necessário compartilhar senhas empresariais com colaboradores e tomar os devidos cuidados com quem deve ter acesso a elas.
Porém, com o aplicativo LastPass você consegue acessar usuários e senhas online sem se preocupar com inúmeras informações de login. E ainda é possível compartilhar tais acessos com colaboradores sem que necessariamente você precise revelar as senhas em si!
10. Mindmeister (mapa mental)
Criar mapas mentais e fluxogramas de projetos e ideias é uma excelente forma de passar dados, informações e conhecimentos de forma visual e organizada.
Considerando que a organização é um dos pilares da produtividade, o mapa mental é uma ferramenta que favorece o planejamento e a implementação dos seus projetos.
Existem várias alternativas, mas o Mindmeister é uma das melhores opções de aplicativos de mapa mental para otimizar sua produtividade!
11. Slack (comunicação de equipes)
Empresas com uma comunicação eficiente estão sempre em sintonia e possuem maior facilidade na tomada de decisões. Ainda mais quando estamos falando de gerenciar equipes de trabalho de forma organizada.
Sendo assim, a ferramenta Slack é ideal para reunir sua equipe em diferentes canais de comunicação conforme suas necessidades, construir relações com outros parceiro, compartilhar arquivos e manter os colaboradores atualizados.
12. 12min (leitura produtiva)
Não restam dúvidas de que a leitura é uma poderosa ferramenta para absorver conhecimentos e botar em prática durante o trabalho. No entanto, é um hábito que leva tempo e necessita de paciência.
Por outro lado, com o aplicativo 12min você pode ler livros em qualquer lugar, acelerar seu aprendizado, obter ideias rapidamente e desenvolver novas competências com mais facilidade.
São resumos das principais ideias que os livros transmitem para você aprender de forma mais produtiva. Existem resumos de livros de negócios, marketing, vendas, entre outros!
13. Agendor (aplicativo de CRM)
Apesar de você poder usar planilhas e alguns dos apps para produtividade sugeridos acima, a melhor forma de fazer o Gerenciamento do Relacionamento com Clientes é por meio de um bom sistema de gestão comercial (ou CRM).
E, como comentamos, isso não precisa ser necessariamente algo dispendioso, se você usar versões Freemium.
O Agendor, aplicativo de CRM do tipo SaaS, tem diversas vantagens: pode ser acessado remotamente pela nuvem, além de centralizar seus dados cadastrais, emitir alertas e auxiliar no follow-up, apresentar uma visualização intuitiva do funil de vendas e fornecer dados e estatísticas claras, tanto para avaliação de desempenho de cada profissional do time comercial como para a tomada de decisão referente aos negócios.
O Agendor é uma plataforma de aprimoramento em vendas que ajuda milhares de vendedores a alcançarem todo o seu potencial
Veja como o Agendor pode te ajudar
14. StayFocused (restringir uso de certos apps e sites)
Às vezes é necessário tomar medidas drásticas para aumentar a produtividade no trabalho. Nesses casos, restringir o uso de alguns aplicativos e sites que distraem você das tarefas importantes é uma boa solução.
O aplicativo Stay Focused é um dos ideais para você conseguir superar essas distrações com bloqueios, registrar o tempo gasto em sites ou aplicativos e reduzir a procrastinação. É possível programar os bloqueios por horários e por cada aplicativo ou site específico!
- Stay Focused está disponível para Android.
15. Forest (aplicativo de produtividade para manter o foco)
Um dos pontos mais importantes para ser produtivo é se manter focado. Muitas vezes, nosso cérebro precisa de um empurrãozinho a mais para compreender que você realmente precisa se concentrar agora e, depois, poderá ter o descanso merecido.
E uma das melhores formas de fazer isso é por meio da “recompensa”, mesmo que seja apenas um joguinho que ajude você a ver os frutos do seu trabalho. Com essa ideia em mente, o aplicativo de produtividade Forest funciona da seguinte maneira:
- Quando você quiser se manter focado, você planta uma árvore;
- Sua árvore vai crescer enquanto você é produtivo no trabalho;
- Se você parar o app, a sua árvore vai morrer.
A premissa é simples, mas que ajuda você a ter um objetivo palpável enquanto foca no trabalho diário.
16. Rabit (criação de hábitos)
Ser uma pessoa produtiva também tem tudo ao ver com a criação de hábitos. Se em um dia você consegue ser produtivo, mas no outro não, essa inconsistência pode acabar atrapalhando seus planos.
Portanto, um app de hábitos como o Rabit pode ajudar você a criar uma rotina de poderosos hábitos diários. O sistema do aplicativo funciona de forma parecida com o Forest citado acima, então se você curte o estilo, vai aproveitá-lo bastante!
17. Pocket (salvar links e conteúdos)
Você já viu um artigo, infográfico ou vídeo que parecia muito interessante, mas não teve tempo para ler ou assisti naquele momento? Na verdade, para você ser produtivo, o ideal é justamente que você não pare mesmo o que está fazendo nessas horas.
A solução então é utilizar um aplicativo como o Pocket, que ajuda você a não desvia o foco de sua tarefa durante o trabalho e possibilita salvar um conteúdo que gostaria de ver mais tarde.
18. Noisli (sons para ajudar a concentrar)
Para finalizar a lista de melhores apps para produtividade, selecionamos um app com sons que ajudam em sua concentração. Não é novidade que certas músicas, sons e ruídos podem ajudar no foco para estudos e trabalho. E uma equipe concentrada e focada em resultados é o que você mais precisa!
O app Noisli oferece uma série de sons em alta qualidade, como chuva, trovoada, vento, floresta com pássaros, folhas, lareira, noite de verão com corujas e grilos, ventoinha, cafés, ruído branco, entre outros. Excelente opções para se manter produtivo, concentrado e relaxado!
Como você pode ver, existem diversas alternativas e aplicativos de produtividade para auxiliar seu trabalho no escritório.
E se você quer mais motivação para conseguir toda essa produtividade, confira esta postagem: 25 frases sobre produtividade para inspirar seu time.
E então, curtiu a versão do artigo em áudio? Nossa ideia é melhorar sua experiência de aprendizado, pois entendemos que nem sempre é possível dedicar tempo para leitura e atualização. Agora queremos saber se você gostou da ideia. Envie seu comentário!
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