10 Dicas para organizar a agenda da equipe de vendas

Quais as melhores práticas para organizar a agenda de compromissos dos vendedores?

Não é segredo que todo vendedor tem a fama de desorganizado e relaxado.

Independente dos motivos que contribuem para essa fama, a grande verdade é que a área de vendas, por conta da correria do dia-a-dia, dos compromissos e das metas, acaba perdendo negócios e muitas oportunidades.

Você sabe o que fazer para organizar a rotina da sua equipe de vendas?

Aqui vão algumas dicas para organizar e ter um melhor resultado da rotina da equipe de vendas da sua empresa.

1. Reúna diariamente a equipe de vendas para um bate-papo.

Toda equipe de vendas precisa começar o dia com um direcionamento. Direcionamento para saber quais são as missões do dia e o desafio que precisa ser cumprido.

Isso significa que, todo dia o gerente precisa fazer um apanhado do dia anterior e, rapidamente dizer o que ficou a desejar e precisa melhorar.

O gerente de vendas precisa também alinhar as expectativas dos vendedores com os resultados que devem ser entregues ao final do dia, para que não haja desculpas nem erros.

Faça reunião de vendas diariamente.

2. Parabenize os vendedores pelos resultados.

A hora da cobrança é a hora mais lembrada pelos gerentes de vendas e gestores comerciais.

A cobrança precisa acontecer. Mas existe o outro lado.

Organizar a equipe comercial tem também a ver com reconhecer o desempenho das pessoas. Parabenizar publicamente os melhores pelos resultados alcançados é o mínimo que pode ser feito para que os vendedores percebam que estão sendo reconhecidos pelo seus esforços.

Ninguém vive apenas de cobrança. Os desafios de vendas são enormes.

Porém, reconheça toda pequena vitória da sua equipe e tenha um pessoal mais comprometido, mais unido e mais forte, para os desafios que virão pela frente.

3. Muito cuidado ao passar feedbacks negativos aos vendedores.

O feedback negativo a um funcionário pode ser um assunto muito delicado.

Primeiro, porque cada pessoa entende a crítica de uma maneira e muitas vezes, o que pode ser “apenas um toque” do gestor comercial, pode ser interpretada como uma ofensa pelo vendedor.

Segundo, porque poucas pessoas sabem realmente fazer críticas aos vendedores e isso influencia diretamente no desempenho dos funcionários.

Por isso, o melhor a fazer em uma crítica é conversar pessoalmente e individualmente com esse funcionário. Nunca o repreenda na frente dos outros.

E nunca tente colocar panos quentes.

Faça os elogios ao funcionário e aos seus pontos fortes primeiro, para que ele não se sinta muito mal, mas deixe bem claro o que ele precisa melhorar e o que precisa ser feito.

4. Os vendedores precisam estar na rua!

O gerente de vendas precisa criar uma agenda para que o vendedor visite clientes pelo menos alguns dias na semana, por dois motivos:

• Prospectar clientes e desenvolver novos negócios.
• Relacionar-se com os clientes da empresa.

Sim. A tarefa do vendedor é também ir até o cliente e descobrir quais são os desafios, os problemas pelos quais os clientes passam e como podem ajudar.

Ficar no escritório pode alienar a equipe de vendas.

Por isso, garanta que cada vendedor de sua equipe de vendas passe pelo menos 2 dias na rua, se relacionando e criando novos contatos com os clientes.

5. Estabeleça metas objetivas.

O que não está claro e não é objetivo, não consegue ser alcançado.

Alguns critérios para criar metas objetivas de vendas.

Um exemplo é que a meta “crescer” não leva ninguém a lugar algum. Para que uma meta seja alcançada, ela precisa ser definida objetivamente, por exemplo: crescer 25% a mais do que o trimestre passado no segmento B2B.

Essa é uma meta objetiva que faz com que os vendedores saibam o que os gestores esperam deles.

Utilize a matriz 5W2H para definir as metas de sua equipe de vendas. Isso vai permitir organizar melhor o desempenho dos vendedores e, ao mesmo tempo vai possibilitar que eles compreendam o que realmente é esperado pela empresa.

5W2H: Uma ferramenta de gestão que ajuda a melhorar a clareza das atividades que serão desenvolvidas, pois esclarece questões que podem deixar dúvidas. As diretrizes que fazem parte do processo são:

• What – O que será feito (etapas)
• Why – Por que será feito (justificativa)
• Where – Onde será feito (local)
• When – Quando será feito (tempo)
• Who – Por quem será feito (responsabilidade)
• How – Como será feito (método)
• How much – Quanto custará fazer (custo)

Veja um explicação detalhada sobre o que é o 5W2H e como ele é utilizado.

6. Crie metas semanais.

Por quê todo vendedor começa a ficar desesperado no final do mês?

Porque o mês está prestes a acabar e ele está longe de alcançar a meta.

Organizar a equipe de vendas é otimizar os recursos de pessoal que permite tirar o melhor proveito da capacidade de cada profissional.

Por isso, para que o vendedor entenda melhor a sua meta, divida-a em semanas. Com isso, se a meta do vendedor é R$ 100 mil e o mês tem 4 semanas, a meta semanal do vendedor é de R$ 25 mil.

Assim, o vendedor sabe que tem 7 dias para vender R$ 25 mil e que precisa vender todos os dias, não apenas no final do mês.

Quando o prazo para o final da meta é menor, os vendedores acabam criando um senso de urgência e se acomodando menos.

No caso da meta semanal, se o vendedor não vender nada nessa semana, ele simplesmente não bateu sua meta.

7. Fuja dos matadores de produtividade.

Todo mundo já sabe que mídias sociais e afins podem ser grandes matadores de produtividade, mas um ambiente de trabalho descontraído precisa de liberdade entre os funcionários.

Porém, é impossível obter o melhor aproveitamento de uma equipe de vendas que não larga o Facebook, Twitter entre outros canais.

Por isso, lembre sua equipe que as mídias sociais são liberadas, mas que os benefícios precisam ser conquistados e as cobranças só aumentarão caso os vendedores não consigam cumprir suas metas.

8. Mostre a importância da utilização da agenda.

A melhor maneira de organizar compromissos é através de uma agenda. Independente de ser uma agenda em papel, ou uma agenda online.

As pessoas acreditam que é possível lembrar de todos os seus compromissos sem ter suas tarefas por escrito, sem um lembrete ou alerta.

Porém, com a correria do dia-a-dia muitos compromissos passam batidos e, acabamos não cumprindo as tarefas como elas deveriam. Essa é a função da agenda: colocar em ordem e organizar as obrigações diárias dos vendedores.

Ressalte a importância da agenda para a equipe de vendas.

9. Utilize o CRM para controlar e organizar a agenda de vendas.

O CRM é um grande aliado para uma organização das vendas.

Primeiro, porque o gerente de vendas consegue controlar a agenda do vendedor e o seu relacionamento com os clientes, facilmente através da ferramenta de CRM.

Além disso, é possível controlar o desempenho diário dos vendedores, como quantidades de ativos, quantidades de propostas emitidas, quantidade de clientes atendidos e etc.

Através do CRM a empresa consegue controlar e programar a agenda do vendedor para que ele não se perca nem deixe de realizar uma tarefa julgada como importante.

10. Alie responsabilidade com liberdade.

As pessoas odeiam gestores microgerenciando tudo o que eles fazem. Os funcionários e os vendedores querem liberdade para trabalhar e pensar sem que alguém fique atrás da sua cadeira tomando conta das suas tarefas.

Deixe claro para o funcionário o que é esperado dele e qual meta ele tem que cumprir. Coloque-se à disposição para um apoio a qualquer parte do dia.

E deixe o seu vendedor livre para administrar o seu tempo e a sua agenda, como lhe for melhor. Isso significa confiar no funcionário e mostrar para ele que a empresa acredita que ele irá desempenhar seu papel da melhor maneira.

A fama de vendedor desorganizado não precisa ser verdade na sua empresa!

Para isso, dê a devida atenção aos vendedores, deixe claro o que a empresa espera deles e acompanhe através do CRM os passos de cada vendedor até que a venda se concretize.

Alinhe as expectativas da empresa sobre o desempenho do vendedor.

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