{"id":43772,"date":"2022-09-10T11:46:00","date_gmt":"2022-09-10T14:46:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/?p=43772"},"modified":"2022-10-03T12:08:52","modified_gmt":"2022-10-03T15:08:52","slug":"como-organizar-contratos-de-clientes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/como-organizar-contratos-de-clientes\/","title":{"rendered":"Como organizar contratos de clientes? Confira 9 dicas"},"content":{"rendered":"\n

Quando falamos em gest\u00e3o de documentos<\/a>, \u00e9 imposs\u00edvel n\u00e3o pensar de forma imediata em como organizar contratos de clientes<\/strong>. De fato, a elabora\u00e7\u00e3o, a an\u00e1lise, a formaliza\u00e7\u00e3o e o arquivamento de acordos formais entre empresa e cliente constituem uma parte significativa dos processos da rotina administrativa de qualquer neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Entretanto, observa-se que muitas dessas organiza\u00e7\u00f5es, sobretudo aquelas cuja rotina envolve uma extensa quantidade de acordos, falham ao organizar contratos de clientes<\/a> – o que pode ser extremamente prejudicial para o desempenho da empresa, tanto sob o ponto de vista operacional quanto financeiro, prejudicando bastante seu posicionamento diante de um mercado t\u00e3o competitivo.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, preparamos este artigo, explicando em detalhes a import\u00e2ncia de se implementar uma estrat\u00e9gia consciente no momento de organizar contratos de clientes, e apresentando uma s\u00e9rie de dicas valiosas para executar essas tarefas de maneira pr\u00e1tica, eficaz e otimizada. Boa leitura!<\/p>\n\n\n\n

Como funcionam os contratos de clientes<\/h2>\n\n\n\n

Sob o ponto de vista dos neg\u00f3cios, os contratos de clientes s\u00e3o especialmente relevantes, uma vez que s\u00e3o eles que disp\u00f5em os termos das rela\u00e7\u00f5es entre a marca e seu p\u00fablico.<\/p>\n\n\n\n

Cada cl\u00e1usula presente no documento \u00e9 de vital import\u00e2ncia, j\u00e1 que \u00e9 l\u00e1 que s\u00e3o dispostos, em todos os seus pormenores, cada uma das informa\u00e7\u00f5es mais relevantes sobre o produto ou servi\u00e7o em quest\u00e3o, assim como os direitos e deveres de cada parte envolvida em rela\u00e7\u00e3o a aquilo que est\u00e1 sendo acordado.<\/p>\n\n\n\n

Sendo assim, \u00e9 correto afirmar que o contrato de clientes \u00e9 essencial para a garantia de uma rela\u00e7\u00e3o de confian\u00e7a e transpar\u00eancia entre a marca e o cliente, evitando, assim, quaisquer complica\u00e7\u00f5es posteriores.<\/p>\n\n\n\n

9 dicas de como organizar contratos de clientes<\/h2>\n\n\n\n

Dito tudo isso, fica f\u00e1cil compreender a import\u00e2ncia de se manter os documentos da sua empresa<\/a> bem organizados, sobretudo sob o ponto de vista contratual. A seguir, voc\u00ea poder\u00e1 conferir 9 dicas de ouro para organizar contratos de clientes e, consequentemente, alavancar a produtividade do seu neg\u00f3cio:<\/p>\n\n\n\n

1. Definir uma central de armazenamento<\/h3>\n\n\n\n

Definir um sistema central de armazenamento \u00e9, sem d\u00favidas, o primeiro passo para que a sua empresa mantenha seus contratos devidamente organizados. Dessa forma, seus documentos ser\u00e3o mantidos em ordem e seguran\u00e7a, podendo ser facilmente acessados de maneira descomplicada.<\/p>\n\n\n\n

Uma solu\u00e7\u00e3o vital para isso \u00e9 a utiliza\u00e7\u00e3o de armazenamento de dados em nuvem, por se tratar de uma op\u00e7\u00e3o mais r\u00e1pida, segura e econ\u00f4mica do que o armazenamento em disco r\u00edgido ou redes de compartilhamento de arquivos de seguran\u00e7a duvidosa. <\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, ao salvar seus documentos na nuvem, gastos desnecess\u00e1rios com material f\u00edsico s\u00e3o cortados, o que, para al\u00e9m da quest\u00e3o organizacional, tamb\u00e9m significa uma grande vantagem para a empresa sob o aspecto financeiro e cont\u00e1bil.<\/p>\n\n\n\n

Essa \u00e9 uma sa\u00edda especialmente recomendada para empresas que lidam com um grande fluxo de contratos, mas tamb\u00e9m se mostra de grande ajuda para pequenos empreendimentos.<\/p>\n\n\n\n

2. Digitalizar e padronizar os seus documentos<\/h3>\n\n\n\n

A segunda dica \u00e9, basicamente, uma extens\u00e3o da primeira, pois n\u00e3o adianta centralizar seus contratos todos em um local s\u00f3, mas deix\u00e1-los todos misturados de qualquer maneira. \u00c9 preciso estabelecer boas pr\u00e1ticas de arquivamento<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Uma vez definido o local onde seus contratos ser\u00e3o armazenados, \u00e9 chegada a hora de arquiv\u00e1-los de forma adequada e estrat\u00e9gica. Digitalize todos os seus documentos<\/a>, e separe os seus contratos por pastas e categorias – assim, voc\u00ea poder\u00e1 acess\u00e1-los de forma mais intuitiva, conferindo agilidade aos processos do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

Defina pastas e subpastas, atendo-se a par\u00e2metros importantes como clientes, tipos de contrato, ordem de dura\u00e7\u00e3o, data de assinatura, data de vencimento etc. Isso ir\u00e1 facilitar enormemente o seu trabalho e tamb\u00e9m o de sua equipe, acelerando o atendimento aos clientes<\/a> e evitando que suas an\u00e1lises e auditorias internas regulares se tornem confusas, bagun\u00e7adas e redundantes.<\/p>\n\n\n\n

3. Contratar um bom sistema de gest\u00e3o de documentos<\/h3>\n\n\n\n

As recentes tecnologias v\u00eam transformando processos ao redor do mundo e revolucionando o mundo corporativo. Armazenamento em nuvem, intelig\u00eancias artificiais e assinaturas eletr\u00f4nicas possibilitam que todo o processo de gerenciamento contratual seja conduzido de forma automatizada.<\/p>\n\n\n\n

Da\u00ed, a import\u00e2ncia de implementar um bom ERP<\/a> na sua empresa, integrando os processos de trabalho de todos os setores da sua empresa de maneira simplificada e fluida em um sistema centralizado, e que atenda a todas as fases da sua gest\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Ainda, \u00e9 importante que seu ERP esteja sincronizado com o sistema de CRM<\/a>, pois \u00e9 assim que os vendedores poder\u00e3o ter acesso a informa\u00e7\u00f5es mais completas sobre os contratos no atendimento ao cliente. <\/p>\n\n\n\n

H\u00e1, no mercado, uma vasta gama de op\u00e7\u00f5es de servi\u00e7os de armazenamento em nuvem que voc\u00ea pode contratar para implementar essa gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos<\/a> e contratos na sua empresa.<\/p>\n\n\n\n

4. Redigir seus contratos adequadamente<\/h3>\n\n\n\n

Para al\u00e9m da quest\u00e3o tecnol\u00f3gica, vale ressaltar a import\u00e2ncia de garantir que seus contratos sejam bem elaborados e redigidos de maneira clara e assertiva: n\u00e3o deve haver espa\u00e7o para brechas ou interpreta\u00e7\u00f5es equivocadas. <\/p>\n\n\n\n

Regras, valores, multas, direitos e deveres bem definidos conferem garantia e credibilidade, n\u00e3o apenas para o seu neg\u00f3cio, como tamb\u00e9m para o cliente.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, um contrato bem redigido alinha-se \u00e0 realidade financeira e t\u00e9cnica de uma empresa. Neste sentido, \u00e9 importante n\u00e3o se propor a fechar neg\u00f3cios<\/a> que, eventualmente, poder\u00e3o se mostrar invi\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n

Por fim, destacamos a import\u00e2ncia de uma assist\u00eancia jur\u00eddica competente durante a elabora\u00e7\u00e3o e a reda\u00e7\u00e3o dos seus contratos de clientes.<\/p>\n\n\n\n

5. Monitorar os seus contratos<\/h3>\n\n\n\n

Ao mesmo tempo que os contratos servem para estabelecer acordos de forma s\u00f3lida, isso n\u00e3o quer dizer que eles n\u00e3o permitam que haja flexibilidade. <\/p>\n\n\n\n

Pelo contr\u00e1rio: contratos bem elaborados compreendem a possibilidade de mudan\u00e7as circunstanciais, como aumento de tarifas, renova\u00e7\u00f5es, cancelamentos, atualiza\u00e7\u00f5es, aditivos e outras eventualidades.<\/p>\n\n\n\n

A fim de evitar desentendimentos ou impactos financeiros negativos causados por essas mudan\u00e7as, \u00e9 importante que a empresa estude e preveja cada uma dessas possibilidades, de modo a montar um fluxo de trabalho dentro do qual seja poss\u00edvel fazer um planejamento adequado do contrato, al\u00e9m de realizar seu gerenciamento cont\u00ednuo.<\/p>\n\n\n\n

Nesse sentido, destacamos que o rastreamento, a revis\u00e3o peri\u00f3dica e a apresenta\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios de progresso s\u00e3o, certamente, algumas das atividades essenciais para administrar o andamento dos seus contratos de maneira afiada e precisa.<\/p>\n\n\n\n

6. Capacitar a sua equipe<\/h3>\n\n\n\n

Qualificar o seu time \u00e9 essencial para a realiza\u00e7\u00e3o de toda e qualquer tarefa, e isso n\u00e3o poderia ser diferente ao organizar seus contratos de clientes.<\/p>\n\n\n\n

Da mesma maneira que torna-se in\u00fatil dispor de uma extensa equipe, se n\u00e3o houver entendimento entre os membros sobre o que est\u00e1 sendo feito, tamb\u00e9m n\u00e3o adianta em nada usar o melhor software, se a sua equipe simplesmente for despreparada.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, \u00e9 de vital import\u00e2ncia garantir que o seu time seja composto por profissionais qualificados. <\/p>\n\n\n\n

Neste sentido, exercitar a comunica\u00e7\u00e3o da equipe<\/a> constitui uma pr\u00e1tica essencial. Por fim, oferecer treinamentos espec\u00edficos para o seu pessoal, certamente, ser\u00e1 um investimento do qual voc\u00ea n\u00e3o ir\u00e1 se arrepender.<\/p>\n\n\n\n

Mais dicas: conhe\u00e7a os 6 tipos de equipe de trabalho<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\"tipos<\/figure>\n\n\n\n

7. Descartar itens desatualizados<\/h3>\n\n\n\n

Outra pr\u00e1tica extremamente importante para garantir a organiza\u00e7\u00e3o dos seus contratos de clientes, e que, apesar de simples, ainda sofre muito descuido por parte de muitos gestores \u00e9 o descarte dos documentos desatualizados.<\/p>\n\n\n\n

N\u00e3o pense duas vezes antes de excluir tudo o que n\u00e3o possuir mais serventia alguma para a sua empresa. Al\u00e9m de ocupar um espa\u00e7o desnecess\u00e1rio no seu sistema, deixando-o sobrecarregado, mant\u00ea-los pode gerar confus\u00e3o para voc\u00ea e sua equipe, o que vai contra os objetivos de uma boa gest\u00e3o de documentos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Destinar uma pasta espec\u00edfica para os documentos contratuais mais antigos ou desatualizados \u00e9 um primeiro passo para resolver esse problema. Em seguida, estipule per\u00edodos regulares para realizar a limpeza de dados indesej\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n

8. Estabelecer regras de acesso a esses arquivos digitais<\/h3>\n\n\n\n

O compartilhamento seletivo \u00e9 essencial para manter a organiza\u00e7\u00e3o dos seus arquivos contratuais. De acordo com as fun\u00e7\u00f5es e necessidades de cada membro do time, o gestor pode conceder ou retirar o acesso de cada um a determinados dados.<\/p>\n\n\n\n

Essa \u00e9 uma medida que, al\u00e9m de favorecer a seguran\u00e7a dos dados da empresa, tamb\u00e9m torna mais f\u00e1cil o trabalho da equipe, uma vez que permite que um determinado funcion\u00e1rio possa visualizar exclusivamente os arquivos que correspondam \u00e0s suas atribui\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Boas ferramentas de gest\u00e3o permitem que essas configura\u00e7\u00f5es sejam definidas e alteradas facilmente.<\/p>\n\n\n\n

9. Utilizar um bom software de gest\u00e3o de contratos<\/h3>\n\n\n\n

Retomando a import\u00e2ncia das solu\u00e7\u00f5es digitais, ressaltamos que o uso de uma plataforma tecnol\u00f3gica espec\u00edfica para a ordena\u00e7\u00e3o e assinatura de contratos se faz essencial neste sentido.<\/p>\n\n\n\n

Cada vez mais, a assinatura tradicional, feita a papel e caneta, vem perdendo espa\u00e7o no mercado, e as principais empresas j\u00e1 v\u00eam se adequando a tal tend\u00eancia. <\/p>\n\n\n\n

Ao utilizar uma ferramenta online de assinatura digital<\/a>, tanto a marca como o cliente se beneficiam, pois a possibilidade de se firmar o contrato \u00e0 dist\u00e2ncia e com seguran\u00e7a dispensa gastos de tempo e dinheiro com traslados e materiais.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, \u00e9 ineg\u00e1vel a import\u00e2ncia da implementa\u00e7\u00e3o de um sistema especializado em rotinas contratuais para simplificar e otimizar o seu fluxo de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n\n\n\n

Este artigo foi escrito pela equipe da ZapSign,\u00a0que conta com uma plataforma de assinatura eletr\u00f4nica de usabilidade simples e compat\u00edvel com celular<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Quando falamos em gest\u00e3o de documentos, \u00e9 imposs\u00edvel n\u00e3o pensar de forma imediata em como organizar contratos de clientes. De fato, a elabora\u00e7\u00e3o, a an\u00e1lise, a formaliza\u00e7\u00e3o e o arquivamento de acordos formais entre empresa e cliente constituem uma parte significativa dos processos da rotina administrativa de qualquer neg\u00f3cio. Entretanto, observa-se que muitas dessas organiza\u00e7\u00f5es, […]<\/p>\n","protected":false},"author":45,"featured_media":43774,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[908],"tags":[708,795],"lista-de-leitura":[],"listas_de_leitura":[],"yoast_head":"\nComo organizar contratos de clientes? Confira 9 dicas<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Ainda tem d\u00favidas sobre como organizar contratos de clientes? Ent\u00e3o, tire-as agora mesmo neste artigo preparado por experts!\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/como-organizar-contratos-de-clientes\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"pt_BR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Como organizar contratos de clientes? Confira 9 dicas\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Ainda tem d\u00favidas sobre como organizar contratos de clientes? Ent\u00e3o, tire-as agora mesmo neste artigo preparado por experts!\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/como-organizar-contratos-de-clientes\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Blog Agendor\" \/>\n<meta property=\"article:publisher\" content=\"https:\/\/www.facebook.com\/agendor\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2022-09-10T14:46:00+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2022-10-03T15:08:52+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/agendor-blog-uploads.s3.sa-east-1.amazonaws.com\/2022\/09\/15112948\/como-organizar-contratos-de-clientes.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"800\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"533\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Est. reading time\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"7 minutos\" \/>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/43772"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/45"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=43772"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/43772\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/43774"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=43772"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=43772"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=43772"},{"taxonomy":"lista-de-leitura","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/lista-de-leitura?post=43772"},{"taxonomy":"listas_de_leitura","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/listas_de_leitura?post=43772"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}