- Processo empresariais s\u00e3o as atividades que est\u00e3o interligadas e comp\u00f5em a rotina de uma companhia, contribuindo, assim, para que ela atinja os objetivos previstos em seu planejamento estrat\u00e9gico<\/a>.<\/li>
- O ciclo PDCA<\/a>, Plan<\/em>, Do<\/em>, Check<\/em>, Act<\/em>, que em portugu\u00eas significa: Planejar, Fazer, Checar e Agir, se refere a um modelo iterativo, isto \u00e9, uma metodologia c\u00edclica de melhoria cont\u00ednua dos processos empresariais.<\/li>
- A automatiza\u00e7\u00e3o de processos<\/a> \u00e9 um passo importante para o crescimento de qualquer tipo de empresa, uma vez que torna suas opera\u00e7\u00f5es mais produtivas, econ\u00f4micas e eficientes, otimizando seus resultados.<\/li>
- Buscar conhecimento e recursos para melhorar seus processos comerciais \u00e9 uma excelente estrat\u00e9gia para alavancar seus resultados. Baixe agora – Guia: como elaborar um processo de vendas e suas etapas<\/a>.<\/li>
- Esse processo de automa\u00e7\u00e3o \u00e9 feito por meio da ado\u00e7\u00e3o de ferramentas como o software de CRM<\/a>, que contribui para tornar a gest\u00e3o de processo muito mais organizada, ampliando a produtividade em todos os setores.\u00a0<\/li><\/ul>\n\n\n\n
O excesso de burocracia tende a tornar as rotinas de neg\u00f3cios lentas e ineficientes. Como resultado, a produtividade geral cai e seus resultados ficam comprometidos.<\/p>\n\n\n\n
Da\u00ed a import\u00e2ncia de estrat\u00e9gias como a metodologia PDCA, focada na otimiza\u00e7\u00e3o de processos por meio da automatiza\u00e7\u00e3o, que contribui para organizar o fluxo de produ\u00e7\u00e3o de produtos\/servi\u00e7os nas empresas<\/strong>, seja qual for o seu tamanho.<\/p>\n\n\n\n
Quer saber como isso funciona na pr\u00e1tica? A gente conta!<\/p>\n\n\n\n
Neste post, explicamos o que \u00e9 o modelo PDCA, como ele funciona e de que forma contribui para tornar a empresa mais produtiva e eficiente a partir da automa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Qual a import\u00e2ncia dos processos empresariais?<\/h2>\n\n\n\n
Os processos empresariais s\u00e3o conjuntos de atividades que comp\u00f5em a rotina de uma companhia<\/strong>. Realizadas de forma sistem\u00e1tica, essas tarefas contribuem para que a empresa atinja seus objetivos. Logo, se bem estruturados e alinhados, esses processos viabilizam o bom funcionamento e crescimento do neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n
A defini\u00e7\u00e3o e mapeamento desses processos permite \u00e0 empresa organizar suas opera\u00e7\u00f5es, gerando padr\u00f5es que podem ser seguidos por todos os colaboradores.<\/p>\n\n\n\n
Contudo, quando essas rotinas s\u00e3o muito burocratizadas e mal-organizadas, o que temos \u00e9 o oposto: processos engessados e pouco eficientes, que travam a evolu\u00e7\u00e3o da empresa, comprometendo seus resultados. <\/p>\n\n\n\n
Se a sua empresa est\u00e1 passando por isso, relaxa, pois tem solu\u00e7\u00e3o! <\/p>\n\n\n\n
Uma estrat\u00e9gia eficiente para resolver esse problema \u00e9 por meio da aplica\u00e7\u00e3o do modelo PDCA para automa\u00e7\u00e3o de processos, sobre o qual explicamos mais adiante. <\/p>\n\n\n\n
O que \u00e9 automa\u00e7\u00e3o de processos?<\/h3>\n\n\n\n
A automa\u00e7\u00e3o de processos em uma empresa se refere ao uso da tecnologia para automatizar tarefas burocr\u00e1ticas e repetitivas, que normalmente s\u00e3o realizadas de forma manual. Com isso, \u00e9 poss\u00edvel alcan\u00e7ar maior efici\u00eancia operacional, redu\u00e7\u00e3o de custos e aumento da produtividade, o que permite alcan\u00e7ar melhores resultados.<\/p>\n\n\n\n
O que \u00e9 PDCA em uma empresa?<\/h2>\n\n\n\n
PDCA \u00e9 a sigla para Plan<\/em>, Do<\/em>, Check<\/em>, Act<\/em>, que em portugu\u00eas significa: Planejar, Fazer, Checar e Agir. Trata-se de um modelo iterativo<\/strong>, isto \u00e9, uma metodologia c\u00edclica de melhoria cont\u00ednua<\/strong> dos processos empresariais, que consiste em definir suas etapas e garantir que estejam em monitoramento e aprimoramento constantes.<\/p>\n\n\n\n
O infogr\u00e1fico abaixo ilustra, de forma mais concreta, como funciona o ciclo PDCA<\/a>:<\/p>\n\n\n\n
![\"modelo](\"https:\/\/agendor-blog-uploads.s3.sa-east-1.amazonaws.com\/2024\/10\/14152850\/automacao-de-processos-modelo-pdca-empresa.jpg\")
<\/figure><\/div>\n\n\n\nMas o que cada fase contempla e quais os benef\u00edcios de aplicar este modelo? Vamos conferir como automatizar processos<\/a> com o ciclo PDCA!<\/p>\n\n\n\n
Como aplicar o modelo PDCA na automa\u00e7\u00e3o de processos de uma empresa? 4 passos<\/h2>\n\n\n\n
Agora que voc\u00ea j\u00e1 entendeu o que \u00e9 automa\u00e7\u00e3o de processos, veja como substituir opera\u00e7\u00f5es burocr\u00e1ticas e ineficientes por rotinas automatizadas, aplicando o modelo PDCA na sua empresa:<\/p>\n\n\n\n
1. Planejamento<\/h3>\n\n\n\n
Na primeira etapa do planejamento temos a defini\u00e7\u00e3o de alguns itens fundamentais para o processo funcionar.<\/p>\n\n\n\n
O primeiro ponto \u00e9 estabelecer os objetivos e o fluxo de a\u00e7\u00f5es que ir\u00e1 garantir \u2014 ou aproximar \u2014 os resultados desejados.<\/p>\n\n\n\n
O estabelecimento de objetivos permite \u201cprever\u201d alguns pontos de melhoria para o futuro, j\u00e1 que as expectativas nos d\u00e3o um caminho para seguir. Esse conceito de previsibilidade \u00e9 muito importante em todo o ciclo do processo, afinal, ningu\u00e9m quer ser pego desprevenido com um resultado inesperado, certo?<\/p>\n\n\n\n
Na segunda etapa, definimos os m\u00e9todos que ir\u00e3o permitir alcan\u00e7ar os objetivos. Por exemplo:<\/p>\n\n\n\n
Um processo de vendas pode ter como objetivo a realiza\u00e7\u00e3o de 10 novos neg\u00f3cios mensais, mas como isso ser\u00e1 poss\u00edvel? Quais s\u00e3o as etapas, dentro do processo, que ir\u00e3o dar condi\u00e7\u00f5es para o vendedor buscar esse n\u00famero?<\/p>\n\n\n\n
Nesse exemplo, podemos definir como m\u00e9todos que levar\u00e3o aos objetivos:<\/p>\n\n\n\n
- a quantidade di\u00e1ria de prospects necess\u00e1rios para alcan\u00e7ar essa meta;<\/li>
- a defini\u00e7\u00e3o do follow-up ap\u00f3s cada contato;<\/li>
- o estabelecimento de um percentual m\u00e1ximo de descontos para negocia\u00e7\u00f5es;<\/li>
- o plano de a\u00e7\u00e3o para lidar com os prospects que n\u00e3o respondem ao contato;<\/li>
- etc.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Como vimos, a etapa de planejamento busca dar previsibilidade a todo o processo<\/strong>, al\u00e9m de definir um \u201chorizonte\u201d de trabalho, que nada mais \u00e9 do que um objetivo a ser buscado com a execu\u00e7\u00e3o dos m\u00e9todos contidos no processo.<\/p>\n\n\n\n
2. Execu\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Concluindo a etapa de planejamento, partimos para a execu\u00e7\u00e3o da automatiza\u00e7\u00e3o de processos, que consiste em aplicar todos os m\u00e9todos previstos para buscar um resultado<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
Mais do que apenas executar, essa etapa do ciclo PDCA consiste, tamb\u00e9m, em coletar dados para an\u00e1lises futuras. Afinal, n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel melhorar algo se n\u00e3o conhecermos o problema profundamente.<\/p>\n\n\n\n
Outro ponto importante na fase de execu\u00e7\u00e3o \u00e9 a quest\u00e3o da comunica\u00e7\u00e3o de cada etapa: n\u00e3o devemos simplesmente colocar os colaboradores para executar uma s\u00e9rie de m\u00e9todos sem pr\u00e9vio conhecimento, \u00e9 preciso capacitar e treinar a execu\u00e7\u00e3o dos envolvidos no processo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
3. An\u00e1lise (ou controle)<\/h3>\n\n\n\n
O processo foi planejado, os colaboradores foram capacitados e a execu\u00e7\u00e3o est\u00e1 acontecendo normalmente, sem maiores problemas.<\/p>\n\n\n\n
Mas ainda \u00e9 preciso fazer mais para alcan\u00e7ar uma boa automa\u00e7\u00e3o de processos PDCA.<\/p>\n\n\n\n
Como falamos no item anterior, a execu\u00e7\u00e3o precisa prover meios de medi\u00e7\u00e3o sobre seu desempenho, j\u00e1 que esses dados ir\u00e3o ser aplicados no momento da an\u00e1lise.<\/p>\n\n\n\n
Com dados em m\u00e3os, \u00e9 preciso verificar se a execu\u00e7\u00e3o est\u00e1 ocorrendo normalmente e, com isso, se ser\u00e1 poss\u00edvel atingir os objetivos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 comum que essa etapa identifique diversos pontos de melhoria, seja na acelera\u00e7\u00e3o de uma etapa de execu\u00e7\u00e3o ou na adi\u00e7\u00e3o de mais controles para garantir a seguran\u00e7a em momentos espec\u00edficos.<\/p>\n\n\n\n
Uma vez que os desvios sejam identificados, temos condi\u00e7\u00f5es de partir para o pr\u00f3ximo \u2014 e \u00faltimo \u2014 passo da automa\u00e7\u00e3o de processos: a etapa de a\u00e7\u00e3o (ou ajuste).<\/p>\n\n\n\n
4. A\u00e7\u00e3o (ou ajuste)<\/h3>\n\n\n\n
Processo planejado, executado e analisado, \u00e9 hora de realizar um ajuste fino para tirar a m\u00e1xima efici\u00eancia de cada etapa, antes da definitiva automa\u00e7\u00e3o de processos.<\/p>\n\n\n\n
Na \u00faltima etapa da metodologia PDCA, temos o processo de melhoria cont\u00ednua, onde iremos concentrar esfor\u00e7os para fazer ajustes ou, se for o caso, aprimorar o que j\u00e1 est\u00e1 funcionando muito bem.<\/p>\n\n\n\n
Basicamente, a etapa de a\u00e7\u00e3o se divide em 3 fases:<\/p>\n\n\n\n
- a\u00e7\u00f5es de melhoria cont\u00ednua<\/strong>:\u200b onde ser\u00e3o identificados pontos que n\u00e3o s\u00e3o um problema para o processo, mas que podem ser otimizados. Por exemplo, melhorando o desempenho do cadastro de usu\u00e1rios com um sistema CRM<\/a>.<\/li>
- a\u00e7\u00f5es de preven\u00e7\u00e3o de falhas<\/strong>:\u200b onde ser\u00e3o identificados os pontos cr\u00edticos na execu\u00e7\u00e3o de um processo, que podem gerar consequ\u00eancias graves. Por exemplo, n\u00e3o h\u00e1 backup para o cadastro de usu\u00e1rios no sistema ERP<\/a>, como isso ser\u00e1 resolvido para evitar problemas graves em caso de perda de dados?<\/li>
- a\u00e7\u00f5es de corre\u00e7\u00e3o de falhas<\/strong>:\u200b este \u00e9 o pior caso, j\u00e1 que envolve o tratamento de um problema, previsto ou n\u00e3o, que aconteceu. Ainda assim, essa a\u00e7\u00e3o \u00e9 important\u00edssima para o ciclo como um todo. Por exemplo, os dados dos usu\u00e1rios do sistema foram corrompidos, como iremos proceder?<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Como voc\u00ea pode perceber, a etapa de a\u00e7\u00e3o \u00e9 fundamental para o ciclo PDCA \u2014 e dentro de um bom processo no geral. Sem ela, certamente ficar\u00edamos com um processo incompleto, ou pior: suscet\u00edveis aos erros de planejamento.<\/p>\n\n\n\n
Como identificar o que precisa ser automatizado?<\/h2>\n\n\n\n
Agora que j\u00e1 temos um contexto geral do modelo PDCA e seus benef\u00edcios, vamos aprofundar um pouco mais nas duas \u00faltimas etapas: \u200bAn\u00e1lise e A\u00e7\u00e3o\u200b.<\/p>\n\n\n\n
Para isso, precisamos fazer um exerc\u00edcio enquanto olhamos para a execu\u00e7\u00e3o de determinada etapa de um processo. Com 3 perguntas simples \u00e9 poss\u00edvel ter uma ideia do que pode ser melhorado por meio da automa\u00e7\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n
- Quanto tempo perco na execu\u00e7\u00e3o dessa tarefa?<\/li>
- Tenho informa\u00e7\u00f5es suficientes para tomar uma decis\u00e3o ou analisar essa situa\u00e7\u00e3o mais profundamente?<\/li>
- Quanto essa etapa custa para a empresa?<\/li><\/ol>\n\n\n\n
Dedicar muitas horas na execu\u00e7\u00e3o de uma tarefa ou comprometer parte importante do or\u00e7amento com certas atividades pode indicar uma necessidade de interven\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n\n\n
Ademais, a falta de dados para essa an\u00e1lise tamb\u00e9m revela que h\u00e1 algo a ser melhorado<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n
Considere a realidade da sua empresa e pondere se h\u00e1 espa\u00e7o para melhoria.<\/p>\n\n\n\n
Qual \u00e9 o problema com os processos manuais?<\/h2>\n\n\n\n
Os processos manuais, frequentemente, geram desperd\u00edcio de tempo e dinheiro para as empresas, al\u00e9m de impedirem uma an\u00e1lise mais profunda de sua situa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Imagine o gerenciamento de um funil de vendas<\/a> a partir de planilhas do Excel. Apesar de funcionar, at\u00e9 certo ponto, ele fica invi\u00e1vel em grande escala.<\/p>\n\n\n\n
Uma situa\u00e7\u00e3o como essa demandaria um funcion\u00e1rio dedicado em manter a planilha atualizada e funcionando.<\/p>\n\n\n\n
Qualquer informa\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria precisar\u00e1, obrigatoriamente, passar por essa pessoa, que cedo ou tarde ficar\u00e1 sobrecarregada com as requisi\u00e7\u00f5es para a manuten\u00e7\u00e3o desse funil.<\/p>\n\n\n\n
- a\u00e7\u00f5es de preven\u00e7\u00e3o de falhas<\/strong>:\u200b onde ser\u00e3o identificados os pontos cr\u00edticos na execu\u00e7\u00e3o de um processo, que podem gerar consequ\u00eancias graves. Por exemplo, n\u00e3o h\u00e1 backup para o cadastro de usu\u00e1rios no sistema ERP<\/a>, como isso ser\u00e1 resolvido para evitar problemas graves em caso de perda de dados?<\/li>
- a\u00e7\u00f5es de melhoria cont\u00ednua<\/strong>:\u200b onde ser\u00e3o identificados pontos que n\u00e3o s\u00e3o um problema para o processo, mas que podem ser otimizados. Por exemplo, melhorando o desempenho do cadastro de usu\u00e1rios com um sistema CRM<\/a>.<\/li>
- O ciclo PDCA<\/a>, Plan<\/em>, Do<\/em>, Check<\/em>, Act<\/em>, que em portugu\u00eas significa: Planejar, Fazer, Checar e Agir, se refere a um modelo iterativo, isto \u00e9, uma metodologia c\u00edclica de melhoria cont\u00ednua dos processos empresariais.<\/li>
![\"modelo](\"https:\/\/agendor-blog-uploads.s3.sa-east-1.amazonaws.com\/2024\/10\/14152930\/modelo-pdca-1.png\")
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