- Um controle de clientes assertivo \u00e9 o primeiro passo para fazer um bom follow-up. Para saber ainda mais sobre esse assunto, baixe nosso Guia: como ter sucesso com follow-up<\/a>.<\/li>
- Se voc\u00ea est\u00e1 em busca de uma abordagem ainda mais eficiente e completa para o controle de clientes, usar um sistema de CRM<\/a> pode ser a solu\u00e7\u00e3o ideal para seu caso.<\/li>
- No Agendor, por exemplo, os cadastros de clientes e neg\u00f3cios ficam todos centralizados e \u00e0 dist\u00e2ncia de um clique, permitindo mais organiza\u00e7\u00e3o e efic\u00e1cia ao controle dos clientes da empresa. Fa\u00e7a um teste gr\u00e1tis de 7 dias e veja na pr\u00e1tica!<\/a><\/li><\/ul>\n\n\n\n
Controle \u00e9 uma das mais importantes fun\u00e7\u00f5es de um administrador de empresas, gestor de for\u00e7a de vendas ou mesmo de um vendedor organizado, que busca obter os melhores resultados. Logo, uma planilha de controle de clientes<\/strong> \u00e9 uma das maneiras mais pr\u00e1ticas, \u00e1geis e acess\u00edveis de se conseguir isso.<\/p>\n\n\n\n
Aqui, controlar significa ter acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es <\/strong>e verificar se aquilo que voc\u00ea planejou est\u00e1 ocorrendo conforme suas expectativas. <\/p>\n\n\n\n
\u00c0 medida que os neg\u00f3cios evoluem, muitas empresas buscam solu\u00e7\u00f5es mais avan\u00e7adas para gerenciar seus dados de clientes. Uma dessas solu\u00e7\u00f5es \u00e9 o uso de sistemas de CRM<\/a>, que proporcionam uma abordagem mais completa e eficiente para o controle de clientes.<\/p>\n\n\n\n
Caso sua empresa prefira manter esse cadastro em planilhas, criamos um modelo de controle de clientes <\/strong>muito f\u00e1cil de ser operado e que traz muito mais seguran\u00e7a aos seus hist\u00f3ricos de vendas <\/strong>e neg\u00f3cios, assim como agilidade no seu dia a dia.<\/p>\n\n\n\n
A prop\u00f3sito, um bom controle de clientes \u00e9 o primeiro passo para fazer um follow-up efetivo. <\/p>\n\n\n\n
Antes de explicar o funcionamento do modelo de planilha que criamos, vamos entender melhor as vantagens do uso de uma planilha de controle para clientes em seu trabalho.<\/p>\n\n\n\n
Vantagens da planilha de controle de clientes<\/h2>\n\n\n\n
Informa\u00e7\u00e3o organizada sempre \u00e9 bem-vinda, ainda mais se voc\u00ea trabalhar integrado com uma equipe e todos puderem contribuir para esse trabalho. As vantagens ser\u00e3o para todos!<\/p>\n\n\n\n
- Dados centralizados, principalmente se voc\u00ea usar programas de compartilhamento de arquivos, como o Google Docs.<\/li>
- Al\u00e9m de centralizadas, nesse caso, as informa\u00e7\u00f5es tamb\u00e9m ser\u00e3o compartilhadas.<\/li>
- Acesso remoto, de onde estiver, para ver seus contatos e controles de clientes.<\/li>
- Possibilidade de atualiza\u00e7\u00e3o em tempo real, para todos os interessados.<\/li>
- Incentivo ao trabalho em equipe.<\/li>
- Integra\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es em vendas, marketing, faturamento, log\u00edstica e outras \u00e1reas.<\/li>
- Em caso de chegada de novos funcion\u00e1rios, as informa\u00e7\u00f5es estar\u00e3o facilmente acess\u00edveis, permitindo que eles se integrem rapidamente \u00e0 equipe e ao trabalho.<\/li>
- Da mesma forma, no caso da sa\u00edda de colaboradores, as informa\u00e7\u00f5es continuam dispon\u00edveis para todos.<\/li>
- Possibilidade de criar gr\u00e1ficos e analisar tend\u00eancias.<\/li>
- Planilhas de controle de clientes facilitam a cria\u00e7\u00e3o e divulga\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios.<\/li>
- Capacidade de fazer backup dos dados facilmente, evitando perdas de informa\u00e7\u00f5es.<\/li>
- Mais precis\u00e3o nas anota\u00e7\u00f5es e apontamentos, trazendo mais confiabilidade.<\/li>
- Agilidade para consultar dados antigos ou de clientes que est\u00e3o retornando \u00e0 empresa.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Essas s\u00e3o apenas algumas das vantagens que controles eletr\u00f4nicos propiciam \u00e0 equipe de vendas e, tamb\u00e9m, aos vendedores individualmente.<\/p>\n\n\n\n
E, se voc\u00ea est\u00e1 em busca de uma abordagem ainda mais eficiente e completa<\/strong> para o controle de clientes, usar um sistema de CRM<\/a> pode ser a solu\u00e7\u00e3o ideal para seu caso.<\/p>\n\n\n\n
No Agendor<\/strong>, por exemplo, os cadastros de clientes e neg\u00f3cios ficam todos centralizados e \u00e0 dist\u00e2ncia de um clique<\/strong>, propiciando mais organiza\u00e7\u00e3o e efic\u00e1cia a esse controle dos clientes da empresa.<\/p>\n\n\n\n
Os dados tamb\u00e9m ficam em um ambiente seguro <\/strong>para acompanhar, atualizar e analisar informa\u00e7\u00f5es de clientes sempre que precisar. Fa\u00e7a um teste gr\u00e1tis de 7 dias e veja na pr\u00e1tica!<\/a><\/p>\n\n\n\n
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Veja tamb\u00e9m como a Newport Consultoria simplificou o processo de vendas com a organiza\u00e7\u00e3o dos contatos no Agendor!<\/a><\/p>\n\n\n\n
Desvantagens da planilha de controle de clientes<\/h2>\n\n\n\n
Embora as planilhas de controle de clientes ofere\u00e7am diversas vantagens, \u00e9 importante reconhecer que tamb\u00e9m apresentam algumas desvantagens. Logo abaixo, est\u00e3o algumas considera\u00e7\u00f5es sobre as limita\u00e7\u00f5es desse m\u00e9todo. Confira!<\/p>\n\n\n\n
- Baixa escalabilidade<\/strong>, podendo se tornar inadequadas \u00e0 medida que a empresa cresce e o volume de clientes aumenta, uma vez que o controle manual pode se tornar demorado e propenso a erros.<\/li>
- Falta de automatiza\u00e7\u00e3o<\/strong>, pois exigem a entrada manual de dados, o que pode consumir tempo e aumentar a probabilidade de erros. Nesse contexto, sistemas automatizados, como os CRMs, podem facilitar a captura e atualiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es de forma mais eficiente.<\/li>
- Embora seja poss\u00edvel criar gr\u00e1ficos e analisar tend\u00eancias em planilhas, os sistemas mais avan\u00e7ados, a exemplo dos CRMs, oferecem ferramentas mais sofisticadas para an\u00e1lise de dados<\/strong> e gera\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios personalizados.<\/li>
- A colabora\u00e7\u00e3o em tempo real pode ser limitada<\/strong>, ainda que seja poss\u00edvel compartilhar as planilhas e arquivos com o time. J\u00e1 os sistemas de CRM geralmente oferecem ambientes mais colaborativos e atualiza\u00e7\u00f5es instant\u00e2neas.<\/li>
- Planilhas podem apresentar desafios em termos de seguran\u00e7a e controle de acesso<\/strong>. Em contrapartida, os sistemas de CRM geralmente t\u00eam recursos avan\u00e7ados de seguran\u00e7a para proteger informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis.<\/li>
- Algumas equipes podem n\u00e3o ter o conhecimento necess\u00e1rio<\/strong> para utilizar planilhas de forma eficaz, o que torna-as dependentes de certas habilidades.<\/li>
- Planilhas podem ter limita\u00e7\u00f5es na integra\u00e7\u00e3o<\/strong> com outras ferramentas utilizadas pela empresa. <\/li>
- A falta de automa\u00e7\u00e3o e backups autom\u00e1ticos<\/strong> nas planilhas pode aumentar o risco de perda de dados, especialmente se n\u00e3o forem implementadas pr\u00e1ticas adequadas de backup.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Como fazer o controle de clientes?<\/h2>\n\n\n\n
Para saber como fazer planilha no Excel para controle de clientes, o que tamb\u00e9m se aplica a outros softwares, como o Google Sheets, \u00e9 preciso:<\/p>\n\n\n\n
- identificar os campos de cadastro essenciais;<\/li>
- dividir a planilha em dois conjunto, sendo um para dados cadastrais e o outro para acompanhamento e controle;<\/li>
- diferenciar entre planilha de prospec\u00e7\u00e3o e controle de clientes;<\/li>
- definir colunas de acompanhamento e controle;<\/li>
- utilizar cores para classifica\u00e7\u00f5es;<\/li>
- registrar detalhes nas colunas;<\/li>
- preencher linhas para pr\u00f3ximo contato;<\/li>
- personalizar para o ramo de atua\u00e7\u00e3o;<\/li>
- atualizar periodicamente os dados cadastrais.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
\u00c9 claro que os detalhes e os campos mais indicados para constar em uma planilha para controlar clientes v\u00e3o depender muito do ramo de atua\u00e7\u00e3o da empresa e da maneira como a equipe de vendas \u00e9 gerenciada.<\/p>\n\n\n\n
Mas, de qualquer forma, podemos dividir a planilha em dois grandes conjuntos de colunas: um conjunto com dados cadastrais e de contato e outro conjunto de colunas com o acompanhamento e controle dos clientes.<\/p>\n\n\n\n
Vale lembrar que, apesar de ter alguns pontos em comum com uma planilha de prospec\u00e7\u00e3o, elas podem ser dois documentos separados. Depois da prospec\u00e7\u00e3o conclu\u00edda e da primeira venda acontecendo, quando o prospect se tornou um lead e, depois, cliente, os dados cadastrais dessa empresa podem ser transferidos para a planilha de controle de clientes.<\/p>\n\n\n\n
Assim, as informa\u00e7\u00f5es ser\u00e3o complementadas com mais alguns detalhes, o que possibilita o acompanhamento e controle cont\u00ednuo do cliente, com foco no p\u00f3s-vendas, na fideliza\u00e7\u00e3o e, \u00e9 claro, no aumento das vendas.<\/p>\n\n\n\n
Colunas de dados cadastrais<\/h3>\n\n\n\n
- Nome de empresa<\/strong><\/li>
- Dados como CPF e Inscri\u00e7\u00e3o Estadual<\/li>
- Endere\u00e7o completo<\/li>
- Telefones gerais<\/li>
- E-mails gerais<\/li>
- Endere\u00e7os e telefones de filiais (se houver)<\/li>
- Sites da empresa<\/li>
- Facebook, LinkedIn e outras m\u00eddias sociais da empresa<\/li>
- Pequeno resumo sobre a empresa (deve ser atualizado periodicamente)<\/li>
- Nome do principal contato<\/strong><\/li>
- E-mail do principal contato<\/li>
- Telefone comercial e celular do principal contato<\/li>
- Facebook, LinkedIn e outras m\u00eddias sociais do principal contato<\/li>
- Nome do contato secund\u00e1rio<\/strong><\/li>
- E-mail do contato secund\u00e1rio<\/li>
- Telefone comercial e celular do contato secund\u00e1rio<\/li>
- Facebook, LinkedIn e outras m\u00eddias sociais do contato secund\u00e1rio<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Colunas de acompanhamento e controle<\/h3>\n\n\n\n
Na aba de acompanhamento, voc\u00ea dever\u00e1 sempre marcar o nome da empresa e, em seguida, a data da reuni\u00e3o ou contato com o cliente. Depois, classifique com ajuda do menu suspenso em cada c\u00e9lula da coluna progressos, um dos \u201cstatus\u201d abaixo.<\/p>\n\n\n\n
- RETORNO: <\/strong>quando se entra em contato com o cliente depois de se ter comprometido a faz\u00ea-lo em determinada data.<\/li>
- OFERTA: <\/strong>quando se entra em contato com o cliente para oferecer uma solu\u00e7\u00e3o e tentar fechar um novo pedido.<\/li>
- NEGOCIA\u00c7\u00c3O: <\/strong>quando se entra em contato com o cliente para acertar detalhes de uma venda.<\/li>
- PROPOSTA: <\/strong>a proposta \u00e9 uma oferta mais firme e formal, acrescida de todos os detalhes que foram acertados durante as negocia\u00e7\u00f5es, como pre\u00e7os, prazos, escopo etc.<\/li>
- FECHAMENTO:<\/strong> quando o resultado da negocia\u00e7\u00e3o foi fechado verbalmente, mas ser\u00e1 preciso retornar com um compromisso formal (isso pode acontecer ao mesmo tempo, em alguns casos).<\/li>
- COMPROMISSO:<\/strong> quando \u00e9 assinado contrato ou dado aceite na proposta comercial de alguma maneira que possa ser considerada por ambas as partes como um compromisso firme.<\/li>
- RELACIONAMENTO: <\/strong>quando o vendedor tenta aquecer o relacionamento, entrando em contato com o cliente ou, ainda, quando o cliente entra em contato.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Voc\u00ea pode escolher cores diferentes para cada uma dessas classifica\u00e7\u00f5es em sua planilha, marcando a c\u00e9lula com a cor correspondente.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 importante que seja anotado na coluna \u201cO Que Foi Combinado\u201d, al\u00e9m de um resumo da reuni\u00e3o ou contato, o tipo de intera\u00e7\u00e3o: se foi uma reuni\u00e3o, telefonema, e-mail etc. Sempre que se fizer a anota\u00e7\u00e3o nessas colunas, preencha na linha seguinte novamente o nome da empresa e a data do pr\u00f3ximo contato.<\/p>\n\n\n\n
Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe como fazer planilha no Excel para controle de clientes, quer aprimorar essa tarefa com a ajuda da inform\u00e1tica? Aproveite este modelo gratuito<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
Dica extra: como otimizar o controle de clientes?<\/h2>\n\n\n\n
Indo al\u00e9m do controle manual, lembre-se que o sistema de CRM \u00e9 vital para otimizar ainda mais a gest\u00e3o de clientes. Enquanto a planilha oferece um controle b\u00e1sico, um CRM eleva a efici\u00eancia do processo, especialmente em ambientes de neg\u00f3cios din\u00e2micos.<\/p>\n\n\n\n
No Agendor, por exemplo, os cadastros de clientes e neg\u00f3cios ficam centralizados e s\u00e3o facilmente acess\u00edveis com apenas um clique. Isso traz organiza\u00e7\u00e3o e efic\u00e1cia ao controle dos clientes da empresa.<\/p>\n\n\n\n
Al\u00e9m disso, a seguran\u00e7a dos dados \u00e9 uma prioridade em um sistema de CRM. Os dados ficam armazenados em um ambiente seguro, garantindo que as informa\u00e7\u00f5es estejam protegidas contra perdas e acessos n\u00e3o autorizados.<\/p>\n\n\n\n
Veja como o sistema de CRM do Agendor funciona na pr\u00e1tica. O layout da ferramenta \u00e9 similar a uma planilha, o que pode ser mais intuitivo para quem j\u00e1 est\u00e1 acostumado com planilhas, tornando a transi\u00e7\u00e3o suave e f\u00e1cil para toda a equipe.<\/strong><\/p>\n\n\n\n
- OFERTA: <\/strong>quando se entra em contato com o cliente para oferecer uma solu\u00e7\u00e3o e tentar fechar um novo pedido.<\/li>
- Nome de empresa<\/strong><\/li>
- Falta de automatiza\u00e7\u00e3o<\/strong>, pois exigem a entrada manual de dados, o que pode consumir tempo e aumentar a probabilidade de erros. Nesse contexto, sistemas automatizados, como os CRMs, podem facilitar a captura e atualiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es de forma mais eficiente.<\/li>
- Baixa escalabilidade<\/strong>, podendo se tornar inadequadas \u00e0 medida que a empresa cresce e o volume de clientes aumenta, uma vez que o controle manual pode se tornar demorado e propenso a erros.<\/li>
- Se voc\u00ea est\u00e1 em busca de uma abordagem ainda mais eficiente e completa para o controle de clientes, usar um sistema de CRM<\/a> pode ser a solu\u00e7\u00e3o ideal para seu caso.<\/li>