A assinatura eletrônica está presente em documentos como contratos e pode contribuir para reduzir custos no setor de vendas.
Como tudo dentro do universo digital, ela vem modificando a forma como se efetuam as operações dentro do comércio.
Para confirmar a eficiência do processo, a Comgás (maior distribuidora de gás canalizado do Brasil) conseguiu, com a assinatura eletrônica, uma redução de 24 dias para a formalização de um contrato – em média, a formalização do contrato levava 25 dias (sendo que, caso o cliente morasse em uma região mais distante, esse prazo aumentaria para 45 ou 60 dias).
Ou seja, não é só a automatização de processos ou a adoção de ferramentas de força de vendas (como sistemas de CRM) que podem ajudar a reduzir custos e tempo de ciclo de vendas. A solução pode ser simples como a utilização de uma assinatura eletrônica online. Confira como isso é possível:
1. Aumento da produtividade
Como o exemplo acima deixa claro, a assinatura eletrônica de documentos melhora a eficiência operacional, o que certamente contribui para aumentar a produtividade. E, sempre que se aumenta a produtividade, é possível também impulsionar a rentabilidade e cortar custos dentro da empresa.
Para corroborar o exemplo acima, confira outro caso de aumento da produtividade com a adoção do sistema de assinatura eletrônica. A Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE) modernizou o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs) depois de fechar uma parceria com a Certisign.
A desenvolvedora de Soluções Corporativas integradas à Certificação Digital criou o Portal de Assinaturas CCEE, no qual os documentos podem ser assinados digitalmente por meio do Certificado Digital. Antes desse processo, a formalização de um contrato demorava cerca de 4 dias, mas agora demora não mais que 1 dia.
2. Redução de tempo
Se tempo é dinheiro (seja para ganhos, seja para gastos), a assinatura digital certamente ajuda a economizar dinheiro e reduzir custos no setor de vendas, pois todo o processo se torna mais rápido e eficiente.
Além disso, é possível ganhar ainda mais agilidade integrando o CRM a uma plataforma de assinatura eletrônica.
Essa tarefa pode ser realizada por meio de plataformas como a Pluga, que conecta diversas ferramentas web para automatizar fluxos de trabalho – sem que para isso seja preciso escrever uma única linha de código.
É possível, por exemplo, criar um novo documento automaticamente na ZapSign toda vez que um negócio for ganho no Agendor:
Conforme destacado nos exemplos acima, obtém-se uma redução significativa de tempo na formalização de contratos, que vão desde vários dias até algumas horas.
Aproveite para conferir o artigo do CEO do Agendor, Gustavo Paulillo, para o portal Administradores: Papelada: desbloqueando sua empresa e sua vida dessa limitação
3. Redução de custos com impressões, armazenamento e envio de documentos
Outra forma de reduzir custos com a assinatura eletrônica de documentos é que, por tratar-se de um procedimento totalmente digital, a empresa não precisará gastar com impressões e armazenamento de documentos em locais físicos, como os arquivos verticais ou horizontais, ou mesmo os cofres (que demandam, além de tempo para consulta, espaço).
Também não será preciso gastar com o envio desses documentos através dos correios, o que pode sair, de fato, muito caro dependendo da modalidade de envio adotada (PAC, carta registrada, Sedex). Em algumas ocasiões, é realmente necessário o envio por Sedex.
4. Cálculo do ROI com uma assinatura eletrônica
Uma empresa gasta, em média, R$ 40 com impressões, cartório, transporte, encaminhamento, digitalização, arquivamento, perda/recuperação de documentos em relação a um contrato feito em papel. Da mesma forma, são efetuados outros gastos, ainda que menores, com outras partes do contrato (fornecedores, parceiros etc.).
Para calcular o ROI (Retorno sobre o Investimento) e o prazo necessário para esse retorno depois de adotado o sistema de assinatura eletrônica online, é preciso calcular o Custo Total de Propriedade (TCO) do novo sistema e do processo manual que ainda está sendo usado.
Para calcular o TCO da assinatura eletrônica, devem ser calculados:
- Custo inicial do sistema (custo de licenciamento da solução);
- Custo de instalação e integração;
- Custo anual de manutenção e suporte;
- Custos internos de manutenção;
- Custos adicionais.
Para calcular os custos do processo manual devem ser considerados:
- Custos de impressão;
- Custos de reconhecimento de firmas;
- Custos de transporte;
- Custos de digitalização;
- Custos de arquivamento;
- Custos de perda e recuperação de documentos.
Dependendo do perfil da empresa, é possível reduzir esses custos em até 80% com a adoção do sistema de assinatura eletrônica de documentos.
E você, anda pensando em adotar ou já adotou a assinatura eletrônica em sua empresa? Compartilhe conosco sua experiência.
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